Christophe est salarié agricole. Il habite à 10 km de l’exploitation sur laquelle il travaille. Son employeur, Patrick, se demande de quelle manière il peut participer aux frais de transport de Christophe pour venir travailler.
Rappelons tout d’abord qu’un employeur a l’obligation de rembourser 50 % du coût des abonnements aux transports publics exposé par un salarié entre son domicile et l’entreprise. Pour autant, en milieu rural, ce cas de figure se rencontre assez rarement.
L’employeur conserve en revanche la faculté de rembourser tout ou partie des frais de carburant (ou d’alimentation des véhicules électriques) engagés par ses salariés pour leurs déplacements « domicile – travail ».
Lorsque l’employeur prend une telle décision, le remboursement est exonéré des cotisations sociales et de CSG-CRDS, à condition que soient réunies les conditions suivantes :
- La résidence habituelle ou le lieu de travail du salarié est situé en dehors d’un périmètre de transports urbains. Ou l’utilisation de son véhicule personnel est rendue indispensable par l’horaire de travail particulier ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.
- L’employeur dispose des éléments justifiant les distances des trajets domicile – travail en les recueillants auprès de chaque salarié.
- La limite du remboursement est de 200 € par an ou, en cas de nécessité absolue, celle du barème fiscal ; il y a nécessité absolue lorsque :
- Le trajet domicile – travail n’est pas desservi, ou l’est mal, par les transports en commun, ce qui est fréquemment le cas pour un travail dans une exploitation agricole ;
- L’éloignement du domicile ne résulte pas de convenances personnelles mais est contraint pour des raisons familiales :
- Le remboursement concerne tous les salariés placés dans une situation identique.
- Il est mis en œuvre par décision de l’employeur après consultation du comité social et économique (CSE) s’il existe.
- Nous conseillons de limiter cette prise en charge à un aller-retour par jour de travail.
L’employeur détermine les modalités de prise en charge en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, en retenant généralement un montant fixe au kilomètre pour tous ses salariés ou, éventuellement, un montant variant selon le barème fiscal, etc.
Selon la formule choisie, il pourra ainsi déterminer une indemnité journalière qui sera versée à chaque salarié, uniquement quand ce dernier se rend sur son lieu de travail. La prise en charge mensuelle sera donc amenée à varier en fonction du nombre de jours travaillés dans le mois et des éventuelles absences du salarié (CP, maladie, etc.). Le montant ainsi remboursé figure sur le bulletin de paie.
